Opslag i Kalender og på Aktivitetsmail.

Hvordan får jeg et opslag på Hjemmesiden og Aktivitetsmailen?

DREJEBOG FOR ORGANISERING OG OPSLAG AF AKTIVITETER

 

 

Før du beslutter dig for at arrangere en aktivitet, kan du overveje følgende:

 

Hvis du har brug for at sparre med nogen, før du lægger en aktivitet ud, eller brug for hjælp til at planlægge aktiviteten, kan du enten kontakte en af tovholderne for foreningens Aktivitetsgrupper, som du finder på hjemmesiden under Foreningen/Aktivitetsgrupper. Eller du kan kontakte bestyrelsen på roskilde@singlerock.dk som enten selv vil tilbyde dig hjælp, eller som vil sætte dig i forbindelse med foreningens "Frivillige hænder".

 

Hvilken dato vil du foreslå for din aktivitet? Tjek vores web-kalender (evt. også Københavns side) for eventuelle datosammenfald. Ved flere aktiviteter på samme dato, vil webmaster melde tilbage til den/de arrangører, der kommer på senest, så de bliver opmærksomme på dobbelt-bookingen og eventuelt kan nå at ændre dato.

 

Som udgangspunkt anbefaler vi, at aktiviteten både slås op i kalenderen og udsendes via Aktivitetsmailen – begge dele via webmaster – da ikke alle medlemmer tjekker hjemmesiden. Inden du henvender dig til webmaster, bør du dog overveje, hvornår det vil være optimalt at sende mail ud, især hvis der er længe til aktiviteten.

 

Hvis din aktivitet gentages med jævne mellemrum, så aftal med webmaster, at alle datoer lægges ind. Eventuelt kan der lægges en tekst på datoer langt ude i fremtiden, hvor der fx står "Flere oplysninger følger".

 

 

Hvordan får man en aktivitet lagt på hjemmesiden og sendt ud via Aktivitetsmailen?

 

Man sender en mail til roskilde@singlerock.dk. Her henter webmaster din besked, som bør indeholde følgende:

 

  • En sigende/appetitvækkende overskrift og datoen for arrangementet (det bliver overskrift i web-kalenderen og i Aktivitetsmailens emnefelt)
  • En kort og præcis beskrivelse af arrangementet:
    • Dato, mødetid og mødested.
    • Evt. hvordan vi kommer derhen - (fælles) bus, tog, samkørsel…
    • Er der tilmelding, og hvordan tilmelder man sig i givet fald (sms, telefon, mail - husk nummer/mailadresse) og senest hvornår?
    • Er der deltagerbegrænsning? Hvis deltagerantal er begrænset, bør dette fremgå, fx ”først-til-mølle” eller lodtrækning ("håndplukning" anses ikke som passende).
    • Evt. kønsfordeling?
    • Hvad skal evt. medbringes? (madpakke, fornuftigt (fod)tøj, siddeunderlag…)
    • Aflysning ved dårligt vejr?
    • Evt. pris - og hvad der er inkluderet i prisen.
    • Skal der købes billet, og er det noget deltagerne selv skal gøre, eller køber arrangø­ren billetter? Skal der i givet fald overføres penge til arrangøren (kontonr., MobilePay osv.), eller afregnes der på dagen?
    • Har du brug for hjælpere på dagen?

 

Vær klar over, at afbud – også meget sene – ikke kan udelukkes. Sms-afbud kan være en fordel, så du ikke venter forgæves.

 

Krav til udformningen

Du skal sende dit opslag som ren tekst. Dvs. uden billeder eller grafik. Det skyldes, at disse elementer ofte forsvinder eller ændres, når du sender mailen.


Du kan skrive opslaget direkte i din mail, men det bedste resultat og letteste at arbejde med for webmasteren er en vedhæftet Word-fil. Andre typer dokumenter kan ikke bruges.

 

Hvor lang tid i forvejen skal min aktivitet slås op?

Aktiviteter kan i princippet lægges i kalenderen og sendes ud, når du ønsker det. Det kan dog ikke foregå med meget kort varsel. Webmaster bestræber sig på at slå aktiviteten op og sende mail ud hurtigst muligt, men du skal forvente, at der kan gå 3-5 dage.

 

Inden du henvender dig til webmaster, bør du – som nævnt ovenfor – overveje, hvornår det vil være optimalt at sende mail ud, især hvis der er længe til aktiviteten.

 

Har du et ”her-og-nu” opslag, så brug vores Facebook side.

 

Hvad kan du selv gøre for at promovere dit arrangement?

Hvis du kommer på fredagscafé, har du mulighed for at reklamere for dit arrangement. Gør det fx i forbindelse med, at caféværten orienterer om diverse nyheder og aktiviteter.

 

 

Godkendt af bestyrelsen den 9. august 2017.